¿Se puede ser asertivo en la planificación de la demanda trabajando sólo con un software, o es necesario que se realice un cambio cultural? ¿Qué pasa si se necesita de ambos? ¿Qué tanto se desarrolla en cada empresa esta planificación? Todas esas preguntas intentaré responder, desde mi experiencia, a continuación.
La estimación de demanda, con el correr del tiempo, ha tomado un rol preponderante en las empresas. La definición que entrega IBM la considera como: “un proceso de gestión de la cadena de suministro que permite a una compañía proyectar la demanda futura y adaptar correctamente su producción, ya sean productos o servicios, de acuerdo con esas proyecciones.”
Desde que inicié mi carrera profesional, la estimación de la demanda siempre ha sido una de mis áreas favoritas. Mi pasión por este mundo está directamente relacionada con la necesidad de tener que entender múltiples factores para poder acertar en las proyecciones. De esta manera, se hace necesario conocer en profundidad tanto el comportamiento del consumidor, como las tendencias de mercado, las estacionalidades y la fluctuación del dólar, entre tantos otros factores. Un reflejo de cómo se debió trabajar conjugando todos estos aspectos se vivió claramente durante la pandemia. En ese periodo, y debido al enclaustramiento al que estuvimos sometidos durante las cuarentenas, las compras online aumentaron un 55% versus lo que había pasado en 2019. En ese tiempo, mis desafíos profesionales se encontraban en el área de Supply Chain de una reconocida empresa de cosméticos y perfumes, sector que se vio fuertemente impactado por las tendencias de consumo. En aquella época, las mujeres intentábamos sobrevivir al encierro, entre otras cosas, viendo tutoriales de maquillaje y skincare, por lo que el comportamiento de compra para ese tipo de productos,sin duda, aumentó: finalmente, todas queríamos practicar lo que habíamos aprendido en los diferentes reels.
Dentro del presente análisis, me parece importante distinguir cómo es mirada por cada compañía, la estimación de demanda, pues sus características variarán dependiendo del tamaño y madurez de cada actor: tal como se describe a continuación.
Si tomara como primer ejemplo a una start up con una facturación de alrededor de 5M USD, con la que estuve conversando, podría revelarles que, en ese escenario, su fundadora solo se dio cuenta de la necesidad de realizar una estimación de la demanda cuando comenzaron los quiebres de stock, en el momento de despachar el producto a clientes. Con el problema encima y sin haberlo previsto, se dio cuenta de la importancia de contar con un proceso más formal de planificación, y decidió contratar a un encargado de ello. Sin embargo, en este tipo de emprendimientos hay que comenzar por implementar sistemas aún más prioritarios; tales como un ERP o WMS, por lo tanto, el contratar un software que apoye la tarea de estimación de demanda no es una prioridad.
En el caso de una empresa intermedia, la cual cuenta con un sistema estándar o recurre al Excel, y que considera como primer dato el histórico de Sell In (SI), además de la estrategia de la empresa y el crecimiento de mercado, observé que se obtienen resultados apropiados, pero no sobresalientes.
Por último, las empresas que facturan más de 20M USD anualmente, realizan un análisis multifactorial para proyectar la estimación de su demanda. Sin ir más lejos, algunas de ellas consideran dentro de sus variables, tanto el histórico de Sell Out (SO), como la fluctuación del dólar, las variables macroeconómicas, eventos, tales como el estallido social o la pandemia y, luego, hacen la conversión a Sell In (SI). De esta manera son capaces de obtener un mayor nivel de asertividad y de reacción basado en un análisis completo de la realidad. Estas estimaciones se vuelven sumamente útiles, sobre todo cuando las decisiones de productividad están asociadas al funcionamiento de una planta, con la que se puede modificar el plan de fabricación y, de esta manera, lograr reducir considerablemente los quiebres.
Otro factor que, desde mi perspectiva, se vuelve relevante para el proceso de estimación es el de contar con una buena data. Durante mi periodo de investigación, me asombré de que aún existan varias empresas, de tamaño no menor, que registran la historia en múltiples planillas Excel o, incluso, en los mismos cuadernos de sus vendedores. Todo esto conlleva pérdida de información, múltiples errores, falta de detalle, que posteriormente hace que a la planificación de la demanda le entre basura y por consiguiente le salga basura.
En cuanto a sistemas, en el mercado, existe una gran variedad de ellos. De esta manera, podemos encontrar softwares tan robustos como SAP o Blue Yonder así como, también, desarrollos locales como Demafront u Op Wizer, pero sin dejar nunca de lado, el bien amado y siempre valorado Excel.
Sea cual sea la elección de cada una de las empresas, desde mi punto de vista, la clave para que la gestión sea exitosa estará en sacarle el máximo provecho al software escogido y tener un proceso robusto de S&OP (Sales and Operation Planning). De esta manera, si las personas que los utilizan han tenido la formación y capacitación adecuadas, podrán conocer todas sus funcionalidades, lo que se traducirá en que, finalmente, el proceso de estimación de la demanda se vuelva más amigable.
Por último, otro de los elementos claves a considerar en el proceso de estimación de demanda es el trabajo en equipo. No cabe duda de que para lograr el éxito de las proyecciones se requiere la visión de todos los actores del proceso. En ese sentido, las reuniones de S&OP (Sales and Operation Planning) se vuelven un elemento crucial del trabajo. Dicho proceso consiste en estimar la demanda, para luego consensuar una visión conjunta del área de Marketing, Ventas y Operaciones respecto a la venta a alcanzar en un periodo de tiempo definido. Aquí el Demand Planner es CLAVE para liderar dichas reuniones, pues aporta su visión pragmática y trabaja para lograr el consenso. De esta manera, todos se alinean al propósito de reducir inventarios y aumentar la satisfacción del cliente.
Para obtener entonces una buena estimación de demanda, a mi juicio, es necesario entender la importancia de tener un equipo capacitado en el proceso S&OP. Además, es primordial contar con una data tanto limpia como real. Por otra parte, tener un software amigable para los colaboradores, mejora los rangos de asertividad. Sin embargo, saber encontrar en el mercado a un Demand Planner que pueda conjugar las variables antes mencionadas relacionándolas a través de un sólido conocimiento del mercado, marca completamente la diferencia.
¿Es solo un software, o es necesario que se realice un cambio cultural? Desde mi perspectiva, por el momento, lograremos una excelente asertividad cuando nuestros planners estén formados para leer y adelantarse, con excelencia y solidez, a las claves del mercado. Y si a esto le sumamos sistemas robustos de predicción de demanda, logrearemos una perfecta combinación para lograr niveles más altos de servicio al cliente y reducción notoria en los quiebres.
Articulo escrito por Daniela Maulen, Supply and Procurement Head, ISDIN
